Datenschutz­­information Haus- und Miet­verwaltung

Für Mieter und Eigentümer

1. Allgemeines

Der Schutz deiner personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Als Hausverwaltung verarbeiten wir im Rahmen unserer Tätigkeit eine Vielzahl personenbezogener Daten – sowohl von Mieterinnen und Mietern als auch von Eigentümerinnen und Eigentümern innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Dabei ist uns ein transparenter und verantwortungsvoller Umgang mit deinen Daten besonders wichtig.

Mit dieser Datenschutzinformation möchten wir dich darüber aufklären, welche personenbezogenen Daten wir von dir erheben, zu welchen Zwecken wir diese verarbeiten und welche Rechte du in Bezug auf deine Daten hast. Die Grundlage hierfür bildet insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Bitte nimm dir einen Moment Zeit, um dich über die wichtigsten Aspekte des Datenschutzes im Rahmen unserer Verwaltungstätigkeit zu informieren.

2. Verantwortliche Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist:

3. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art, Zweck und deren Verwendung

Wie wir deine Daten verarbeiten, hängt davon ab, ob du Mieter oder Eigentümer einer Immobilie bist. Wenn du Mieter bist, verarbeiten wir folgende Daten zur Durchführung des Mietverhältnisses (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, f DSGVO):

• Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift

• E-Mail-Adresse, Telefonnummer

• Anzahl der im Haushalt lebenden Personen

• Einkommensverhältnisse und Beruf

• Eröffnete und noch nicht abgeschlossene Verbraucherinsolvenzverfahren

• Kontodaten

• Höhe der Miete und Betriebskosten

• Verbrauchsdaten und Betriebskosten gem. BetrKV und HeizKV

• Daten über den Eingang der Mieten und Betriebskosten

• Korrespondenz während des Mietverhältnisses

• Schadensmeldungen

Diese Daten speichern wir regelmäßig bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist (§ 195 BGB) und löschen sie danach. Wenn wir gesetzlich zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind (z. B. nach HGB, StGB oder AO) oder du eingewilligt hast, gelten diese Fristen entsprechend.

Wenn du Eigentümer bist, verarbeiten wir folgende Daten zur Durchführung des Verwaltervertrags (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO):

• Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift

• E-Mail-Adresse, Telefonnummer

• Anzahl der im Haushalt lebenden Personen (bei Eigennutzung)

• Kontodaten

• Höhe der Betriebskosten und des Hausgeldes

• Verbrauchsdaten und Betriebskosten gem. BetrKV und HeizKV

• Schadensmeldungen

• Wirtschaftsplan, Hausgeldabrechnungen

• Protokolle von Eigentümerversammlungen

Deine Daten speichern wir nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist – in der Regel zehn Jahre.

4. Weitergabe von Daten an Dritte

Deine personenbezogenen Daten geben wir nur weiter, wenn dies zur Durchführung des Miet- oder Verwalterverhältnisses erforderlich ist oder eine rechtliche Grundlage besteht.

Das betrifft insbesondere:

• Messdienstfirmen zur Erfassung von Heiz- und Warmwasserverbräuchen

• Abrechnungsunternehmen, an die die Verbrauchsdaten weitergeleitet werden

• Handwerksbetriebe, Dienstleister, Sachverständige oder Versicherungen, wenn Reparaturen, Wartungen oder Schadensfälle bearbeitet werden

• Rechtsanwälte, Behörden und Gerichte, wenn es um die Durchsetzung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche geht

Außerdem setzen wir technische Dienstleister ein, zum Beispiel das Casavi-Portal (casavi GmbH, Sandstraße 33, 80335 München), mit denen wir Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen haben.

Eine Datenübermittlung in ein Drittland außerhalb der EU/des EWR erfolgt nicht.

5. Betroffenenrechte

Gerne kannst du dich zur Ausübung deiner Rechte jederzeit an uns wenden. 

a. Widerruf deiner Einwilligung zur Datenverarbeitung

Wenn du uns eine Einwilligung zur Verarbeitung deiner Daten gegeben hast, kannst du diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dafür reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail.

b. Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung

Wenn wir deine Daten aufgrund berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, kannst du jederzeit Widerspruch einlegen, wenn sich daraus Gründe aus deiner besonderen Situation ergeben.

Wenn du Widerspruch einlegst, verarbeiten wir deine Daten nicht weiter, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe vor oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wenn du Widerspruch gegen Direktwerbung einlegst, verarbeiten wir deine Daten dafür selbstverständlich nicht mehr.

c. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Du kannst verlangen, dass wir die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten einschränken, wenn

• du die Richtigkeit der Daten bestreitest,

• die Verarbeitung unrechtmäßig war, du aber keine Löschung möchtest,

• wir die Daten nicht mehr benötigen, du sie aber für Rechtsansprüche brauchst, oder

• du Widerspruch eingelegt hast und noch geprüft wird, wessen Interessen überwiegen.

d. Auskunft, Löschung und Berichtigung

Du hast jederzeit das Recht, Auskunft über deine gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten, deren Herkunft, Empfänger und Zweck der Verarbeitung.

Außerdem kannst du die Berichtigung oder Löschung deiner Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Pflichten dagegensprechen.

e. Recht auf Datenübertragbarkeit

Du hast das Recht, die dich betreffenden Daten, die du uns bereitgestellt hast, in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen, soweit dies technisch machbar ist.

f. Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Wenn du der Meinung bist, dass wir gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstoßen, kannst du dich jederzeit bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren – z. B. in deinem Bundesland oder an deinem Wohnort.